Générer de la transparence et de la confiance, encourager l’autonomie

De nombreux collaborateurs accordent une place essentielle à la question du temps de travail. Il a aussi été démontré que ce point influence beaucoup la satisfaction ressentie sur son lieu de travail. L’utilisation de portails destinés aux collaborateurs aide à générer de la transparence et de la confiance. Grâce au portail Mobatime d’auto-gestion, vous impliquez vos effectifs dans le processus de travail. Vous déléguez l’administration des temps de présence et d’absence à ceux qui en sont à l’origine, à savoir au collaborateur et à son supérieur hiérarchique. Vous encouragez ainsi l’autonomie et contribuez à améliorer la satisfaction des collaborateurs.

Portail d’auto-gestion 

Portail d'auto-gestion de Mobatime

Ce portail est l’interface clé pour les collaborateurs et leurs supérieurs hiérarchiques. Les droits d’utilisateurs basés sur les rôles respectifs des effectifs déterminent en quelle mesure chacun peut être impliqué dans le processus de saisie et le processus administratif.

Collaborateurs

L’auto-gestion par le collaborateur permet à ce dernier de consulter ses temps de présence et d’absence ainsi que ses soldes de temps. De plus, le portail met à sa disposition les fonctions suivantes, sous réserve que son habilitation lui permette:

  • timbrage sur PC
  • correction ou saisie des données sur les timbreuses
  • demande d’absences
  • consultation des aperçus des absences et présences au sein d’une équipe
  • impression des listes mensuelles
  • saisie des frais

Supérieur hiérarchique

Conformément à l’organisation de la structure de l’entreprise, les collaborateurs sont réunis par groupes de flux de tâches, pour la réalisation desquelles ils sont placés sous la responsabilité d'un supérieur hiérarchique. Les fonctions suivantes sont disponibles sur le portail:

  • to-do liste pour valider les demandes
  • résolution des anomalies
  • validation des corrections, des demandes d’absences et des frais
  • vues d’ensemble complètes des absences
  • accès aux compte-rendus

Interface utilisateur claire

Une interface conviviale constitue un facteur essentiel pour réussir ses débuts en auto-gestion. L’utilisateur doit pouvoir accomplir cette tâche en un nombre minimum de clics. De plus, il doit d’un seul coup d'œil avoir une vue d’ensemble sur les temps de présence et d’absence ainsi que sur les comptes d’heures. Cela instaure un sentiment de confiance et génère de la transparence.

Toutes les fonctions requises peuvent être consultées à partir d’un écran d’accueil central. Son utilisation est intuitive et ne requiert qu’une formation minimale. L’auto-gestion des collaborateurs se consulte et s’utilise via le navigateur.

Affichage des résultats JBM V6
Jumbograph JBM v6

Notion de contrôle et de consultation

Les RH déterminent dans toute l’entreprise les profils utilisateurs correspondant aux flux de travail. Cela signifie que le poste central détermine quels motifs d’absences sont disponibles aux collaborateurs, si la correction des pointages est autorisée ou si un groupe de collaborateurs ne doit, le cas échéant, avoir accès qu’à la visualisation de ses propres données. Les RH gardent en permanence le contrôle sur les données et confèrent les droits d’accès aussi bien au collaborateur qu’à son supérieur hiérarchique.

En plus d’autres facteurs, la notion de consultation constitue un facteur décisif pour une utilisation réussie du dispositif d’auto-gestion de la part des collaborateurs. Conformément au concept de mise en œuvre, tous les participants au processus doivent être conscients de leur rôle, seules des données fiables permettent d’obtenir le gain de temps souhaité.

Concept de visée

Les données saisies par les collaborateurs sont automatiquement assorties de l’annotation « à vérifier ».
Le collaborateur voit directement quel est le statut de ses saisies sur l’écran central affichant l’aperçu.

Pour un processus d’autorisation efficace, une to-do liste est mise à la disposition du supérieur hiérarchique. D’un seul clic sur l’évènement à valider, les détails des temps de travail s’affichent automatiquement. Le supérieur hiérarchique bénéficie ainsi d’une transparence totale pour valider ou rejeter la saisie.

Les RH supervisent le respect du processus d’auto-gestion. La fonction de l’aperçu permet de vérifier si toutes les saisies ont bien été traitées. Si tel est le cas, il est possible de lancer le processus de traitement des données relatives aux rémunérations, ce qui déclenche automatiquement le blocage des données pour les collaborateurs et leurs supérieurs hiérarchiques. Seuls les administrateurs (RH) peuvent ensuite procéder à des corrections éventuelles.

Utilité de l’auto-gestion des collaborateurs

  • Transparence pour les collaborateurs et les responsables
  • Soulagement des RH
  • Les temps de présence et d’absence sont gérés là où ils sont générés
  • Libre attribution de groupes de collaborateurs sous la responsabilité de supérieurs hiérarchiques (poste de validation)
  • Processus de validation fiable
  • Processus continu, de la demande à l’autorisation > sans changement de support
  • Gain de temps global à tous les niveaux

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