Transparenz bieten, Vertrauen schaffen und Eigenverantwortung fördern

Das Thema Arbeitszeit hat für viele Mitarbeitende einen sehr hohen Stellenwert und hat nachweislich einen grossen Einfluss auf die Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Der Einsatz von Mitarbeiter-Portalen hilft Transparenz und Vertrauen zu schaffen.  Mit Hilfe des Mobatime Self-Service Portals binden Sie die Belegschaft in den Arbeitszeitprozess mit ein. Sie übergeben die Verantwortung für die Erfassung der Präsenz- und Absenzzeiten dorthin wo sie anfallen, nämlich dem Mitarbeitenden und Vorgesetzten. Damit fördern Sie die Eigenverantwortung und leisten einen Beitrag zur Mitarbeiterzufriedenheit.

Self-Service Portal

Das Portal ist die zentrale Schaltstelle für den Mitarbeitenden und Vorgesetzten. Über rollen basierte Benutzerrechte wird festgelegt, wie weit die Belegschaft in den Erfassungs- und Administrationsprozess miteinbezogen wird.

Mitarbeitende

Der Mitarbeiter Self-Service ermöglicht dem Mitarbeitenden seine Präsenz- und Absenzzeiten, sowie seine Zeitsalden abzufragen. Zudem stellt das Portal, sofern die Berechtigung vorliegt, folgende Funktionen zur Verfügung:

  • Stempeln am PC
  • Korrigieren oder Erfassen von Stempelungen
  • Absenzanfragen stellen
  • Aufrufen von Team-Abwesenheitsübersichten und Anwesenheiten
  • Ausdruck von Monatslisten
  • Spesenerfassung

Vorgesetzter

Gemäss der Aufbauorganisation Ihres Unternehmens werden die Mitarbeitenden in Workflow-Gruppen zusammengefasst und einem Vorgesetzten zur Bearbeitung zugewiesen. Es stehen folgende Funktionen im Portal zur Verfügung:

  • ToDo Liste für die Validierung der Anträge
  • Quittieren von Unregelmässigkeiten
  • Visieren von Korrekturen, Absenzanträgen und Spesen
  • Umfangreiche Absenzübersichten
  • Zugriff auf Reports

Übersichtliches User Interface

Ein zentraler Faktor für die erfolgreiche Einführung eines Mitarbeiter Self-Service, ist eine bedienerfreundliche Benutzeroberfläche. Der Nutzer soll mit möglichst wenigen Klicks seine Arbeiten erledigen können. Zudem muss man auf einen Blick eine Übersicht über die Präsenz- und Absenzzeiten, sowie die Zeitkonten erhalten. Das schafft Vertrauen und Transparenz.

Von einem zentralen Einstiegsbildschirm aus werden alle notwendigen Funktionen aufgerufen. Die Bedienung ist intuitiv und erfordert nur eine minimale Schulung. Der Mitarbeiter Self-Service wird via Browser aufgerufen und bedient.

Ergebnisanzeige JBM V6
Jumbograph JBM v6

Berechtigungs- und Visierungskonzept

Die Workflow-Benutzerprofile werden durch das HR unternehmensweit festgelegt. Das heisst die zentrale Stelle bestimmt welche Absenzen den Mitarbeitenden zum Eintragen zur Verfügung stehen, ob Korrekturen von Stempelungen erlaubt sind oder ob allenfalls für eine Gruppe von Mitarbeitenden nur die Ansicht auf die eigenen Daten gewährt werden soll. Das HR behält dabei immer den Überblick über die Daten und erteilt die Zugriffsrechte sowohl für den Mitarbeitenden als auch den Vorgesetzten.

Nebst anderen Faktoren ist das Visierungskonzept ein entscheidender Faktor für die erfolgreiche Nutzung des Mitarbeiter Self-Service. Alle Prozessbeteiligten müssen ihre Rolle gemäss Umsetzungskonzept wahrnehmen. Denn nur verlässliche Daten bringen die erwünschte Zeitersparnis.

Visierungskonzept

Die vom Mitarbeiter eingetragenen Daten werden automatisch mit dem Flag "zur Prüfung" versehen. Via einem Ampelsystem sieht der Mitarbeitende direkt auf dem zentralen Übersichtsbildschirm den Status seiner Eingaben.

Dem Vorgesetzten steht für den effizienten Freigabeprozess eine ToDo Liste zur Verfügung. Mittels Klick auf ein ToDo werden automatisch die Arbeitszeit-Details angezeigt. Der Vorgesetzte hat somit volle Transparenz um die Eingabe zu visieren oder abzulehnen.

Das HR überwacht die Einhaltung des Self-Service Prozess. Über eine Übersichtsfunktion kann geprüft werden, ob alle Einträge bearbeitet worden sind. Ist dies der Fall, kann der Lohndatenverabeitungs-Prozess angestossen werden. Dies hat automatisch die Sperre der Daten für Mitarbeitende und Vorgesetzte zur Folge. Korrekturen können dann nur noch durch die Administratoren (HR) gemacht werden.

Nutzen des Mitarbeiter Self-Service

  • Transparenz für Mitarbeitende und Vorgesetzte
  • Entlastung des HR
  • Präsenz- und Absenzzeiten werden dort administriert wo sie anfallen
  • Freie Zuweisung von Mitarbeitergruppen zu Vorgesetzten (Viesierstelle)
  • Verlässlicher Visumsprozess
  • Durchgängiger Prozess vom Antrag bis zur Freigabe -> keine Medienbrüche
  • Generelle Zeitersparnis auf allen Stufen

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