Transparenz und Vertrauen schaffen, Eigenverantwortung fördern

Das Thema Arbeitszeit hat für viele Mitarbeitende einen sehr hohen Stellenwert und nachweislich einen grossen Einfluss auf die Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Der Einsatz von Mitarbeiter-Portalen hilft, Transparenz und Vertrauen zu schaffen. Mithilfe des Mobatime Self-Service-Portals binden Sie die Belegschaft in den Arbeitszeitprozess mit ein. Sie übergeben die Administration der Präsenz- und Absenzzeiten dorthin, wo sie entstehen, nämlich beim Mitarbeitenden und Vorgesetzten. Damit fördern Sie die Eigenverantwortung und leisten einen Beitrag zur Mitarbeiterzufriedenheit.

Self-Service-Portal

Das Portal ist die zentrale Schaltstelle für den Mitarbeitenden und Vorgesetzten. Über rollenbasierte Benutzerrechte wird festgelegt, wie weit die Belegschaft in den Erfassungs- und Administrationsprozess miteinbezogen wird.

Mitarbeitende

Der Mitarbeiter Self-Service ermöglicht dem Mitarbeitenden, seine Präsenz- und Absenzzeiten sowie seine Zeitsalden abzufragen. Zudem stellt das Portal, sofern die Berechtigung vorliegt, folgende Funktionen zur Verfügung:

  • Stempeln am PC
  • Korrigieren oder Erfassen von Stempelungen
  • Absenzanfragen stellen
  • Aufrufen von Team-Abwesenheitsübersichten und Anwesenheiten
  • Ausdruck von Monatslisten
  • Spesenerfassung

Vorgesetzter

Gemäss der Aufbauorganisation Ihres Unternehmens werden die Mitarbeitenden in Workflow-Gruppen zusammengefasst und einem Vorgesetzten zur Bearbeitung zugewiesen. Es stehen folgende Funktionen im Portal zur Verfügung:

  • To-do-Liste für die Validierung der Anträge
  • Quittieren von Unregelmässigkeiten
  • Visieren von Korrekturen, Absenzanträgen und Spesen
  • Umfangreiche Absenzübersichten
  • Zugriff auf Reports

Übersichtliches User Interface

Ein zentraler Faktor für die erfolgreiche Einführung eines Mitarbeiter Self-Service ist eine bedienerfreundliche Benutzer­oberfläche. Der Anwender soll mit möglichst wenigen Klicks seine Arbeiten erledigen können. Zudem soll auf einen Blick eine Übersicht über die Präsenz- und Absenzzeiten sowie die Zeitkonten erhalten werden. Das schafft Vertrauen und Transparenz.

Von einem zentralen Einstiegsbildschirm aus werden alle notwendigen Funktionen aufgerufen. Die Bedienung ist intuitiv und erfordert nur eine minimale Schulung. Der Mitarbeiter Self-Service wird via Browser aufgerufen und bedient.

Ergebnisanzeige JBM V6
Jumbograph JBM v6

Berechtigungs- und Visierungskonzept

Die Workflow-Benutzerprofile werden durch das HR unternehmensweit festgelegt. Das heisst, die zentrale Stelle bestimmt, welche Absenzgründe den Mitarbeitenden zur Verfügung stehen, ob Korrekturen von Stempelungen erlaubt sind oder ob allenfalls für eine Gruppe von Mitarbeitenden nur die Ansicht auf die eigenen Daten gewährt werden soll. Das HR behält dabei immer den Überblick über die Daten und erteilt die Zugriffsrechte sowohl für den Mitarbeitenden als auch den Vorgesetzten.

Nebst anderen Faktoren ist das Visierungskonzept ein entscheidender Faktor für die erfolgreiche Nutzung des Mitarbeiter Self-Service. Alle Prozessbeteiligten müssen ihre Rolle gemäss dem Umsetzungskonzept wahrnehmen, denn nur verlässliche Daten bringen die erwünschte Zeitersparnis.

Visierungskonzept

Die vom Mitarbeitenden eingetragenen Daten werden automatisch mit dem Vermerk "zur Prüfung" gekennzeichnet. 
Via einem Ampelsystem sieht der Mitarbeitende direkt auf dem zentralen Übersichtsbildschirm den Status seiner Eingaben.

Dem Vorgesetzten steht für den effizienten Freigabeprozess eine To-do-Liste zur Verfügung. Mit Klick auf ein zu visierendes Ereignis werden automatisch die Arbeitszeitdetails angezeigt. Der Vorgesetzte hat somit volle Transparenz, um die Eingabe zu visieren oder abzulehnen.

Das HR überwacht die Einhaltung des Self-Service-Prozesses. Über die Übersichtsfunktion wird geprüft, ob alle Einträge bearbeitet worden sind. Ist dies der Fall, kann der Lohndatenverarbeitungs-Prozess angestossen werden, der automatisch die Sperre der Daten für Mitarbeitende und Vorgesetzte auslöst. Korrekturen können danach nur noch von den Administratoren (HR) gemacht werden.

Nutzen des Mitarbeiter Self-Service

  • Transparenz für Mitarbeitende und Vorgesetzte
  • Entlastung des HR
  • Präsenz- und Absenzzeiten werden dort administriert, wo sie entstehen
  • Freie Zuweisung von Mitarbeitergruppen zu Vorgesetzten (Visierstelle)
  • Verlässlicher Visumsprozess
  • Durchgängiger Prozess vom Antrag bis zur Freigabe -> keine Medienbrüche
  • Generelle Zeitersparnis auf allen Stufen

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